LANGKAH-LANGKAH MENUJU NEGOSIASI YANG SUKSES

LANGKAH-LANGKAH MENUJU NEGOSIASI YANG SUKSES

1). Menciptakan lingkungan yang tepat

Yang dimaksud dengan lingkungan yang tepat adalah

a.    menciptakan suasana yang tepat

b.    Memilih saat yang tepat untuk negosiasi

c.    Memilih tempat yang paling baik

Tempat yang tepat untuk melakukan negosiasi adalah dimana saja Anda merasa paling nyaman  misalnya  tidak :

·         terganggu hal-hal kecil ketika sedang berusaha untuk memusatkan perhatian pada perundingan

·         diganggu oleh hubungan telepon

·         Wilayah netral banyak diajukan /  dikemukakan oleh negosiator sebagai cara yang tepat untuk menghindari bias dalam pertemuan

 2). Meneliti tujuan

Sebelum  melakukan suatu negosiasi hendaknya harus membuat suatu daftar. Dalam daftar ini dicantumkan semua hal dan semua kemungkinan yang akan ditemui  dalam negosiasi. Daftar yang dibuat dapat pula berupa catatan singkat tentang negosiasi yang akan dilakukan. Hal-hal yang harus dicantumkan dalam catatan antara lain :

a.    merencanakan tujuan

Menetapkan tujuan sendiri relatif mudah, tetapi daam hal ini kita harus dapat memperkirakan tujuan lawan dalam melakukan negosiasi

b.    Menduga tujuan lawan

Menduga tujuan lawan berarti melakukan suatu penelitian dalam keadaan yang sebaik-baiknya dan menebak-nebak kemungkinan dalam keadaan yang paling buruk. Proses ini memerlukan kemampuan menempatkan diri pada posisi lawan.

c.    Pengaruh waktu

Waktu bisa memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap proses negosiasi. Misalnya, seorang penjual yang dipindah tugaskan oleh perusahaannya ( dalam batas waktu yang mepet) mungkin bersedia mempertimbangkan tawaran yang lebih rendah bila yakin bahwa penjualan bisa dipercepat.

3). Membuka pertemuan serta berbicara dan mendengarkan

Menciptakan suasana yang tepat untuk pertemuan akan penting sekali kalau bagian-bagian pertemuan berikutnya ingin Anda akhiri dengan persetujuan. Persoalan yang berat bisa Anda pilah-pilah tanpa harus menimbulkan suasana dingin pada awal pertemuan.

4). Mendengarkan dan bicara

              Keterampilan mendengarkan secara effektif harus dilatih dan dikembangkan terus menerus. Cara melatih mendengarkan secara effektif dapat dilakukan dengan cara :

·         mendengarkan dengan penuh perhatian

·         membangun kesabaran mendengarkan

·         mendengarkan komentar atau catan penting yang merka ajukan

mengesampingkan gangguan mendengarkan

Berbicara secara effektif sangat dipengaruhi oleh kata-kata. Semakin banyak perbendaharaan kata seseorang semakin pandai dia memberikan ilustrasi dan mengekpresikan pendapatnya.

5). Mengajukan proposal / usul

Pertemuan negosiasi bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bersama baik bagi Anda maupun lawan Anda, yaitu mencapai kesepakatan yang menyenangkan bagi kedua belah pihak. 

Agar tujuan negosiasi dapat tercapai, maka kita harus melakukan suatu proses yaitu melalui pembuatan usul.

6).  Membuat ihktisar, menutup dan membuat konfirmasi

            Untuk dapat menutup suatu negosiasi diperlukan keterampilan. Keterampilan itu meliputi:

a.    membuat  ihktisar;

Ikhtisar adalah catatan kecil mengenai hal-hal yang sudah disepakati. Ihktisar membantu kita menjelaskan usul dan syarat-syarat persetujuan yang telah disepakati.

b.    Menutup pertemuan

Seorang negosiator jika melakukan tugasnya dengan baik, maka penutupan pertemuan akan datang dengan sendirinya. Penutupan pertemuan yang sebaik-baiknya adalah jika kedua belah pihak berhasil mencapai apa yang mereka inginkan (yaitu dalam ukuran tujuan mereka) dan yang masih harus dilakukan adalah menformilkan persetujuan.

Kadang-kadang pertemuan perlu didorong menuju penutupan. Cara yang lazim untuk mencapai hal itu adalah :

·         meminta reses atau istirahat sejenak

·         menetapkan batas waktu, pendekatan ini dipandang sebagai tekanan terhadap lawan

·         mengancam untuk mengundurkan diri atau minta waktu istirahat; hal ini bisa dilakukan bila salah satu pihak merasa yakin pihak lain membutuhkan persetujuan, maka gertakan diperlukan. Tetapi hati-hati taktik ini dengan mudah bisa menjadi senjata makan tuan.

·         meminta persetujuan; dengan kata lain  kita memaksa lawan untuk menyetujuinya.

·         menutup ikhtisar

c.    membuat konfirmasi

            Ketika pertemua akan diakhiri dengan sepenuh hati masih ada resiko bahwa pelaksanaan persetujuan akan mengandung kesalahan. Kesalahan mungkin tidak disengaja,  misalnya ingatan pihak –pihak yang bernegosiasi tentang hal-hal sudah disetujui tidak kuat.  Kalau tidak memnuhi harapan mungkin ada motif lain yang harus dipertanyakan. Keberhasilan mengatasi masalah ini berarti keberhasilan negosiasi. Solusi untuk menghindari masalah ini adalah :

·         membuat dan bertukar catatan

·         membuat persetujuan secara tertulis

·         memeriksa apakah catatan lawan sama dengan catatan kita

·         berhati-hati dengan cetakan huruf yang kecil-kecil

            Saaat menutup pertemuan hendaknya membuat konfirmasi. Konfirmasi mungkin berupa :

·         permohonan pembelian

·         catatan pesanan pembelian

·         surat pengukuhan

·         usul yang direvisi kontrak resmi

·         komunike atau persetujuan              

inspirasi: Kur & Sisjian Subdis Pendidikan SMK Dinas Dikmenti Provinsi DKI Jakarta